martes, 11 de enero de 2011

Lidera tus reuinones

reunion.jpg (358×341)A la hora de hablar de reunión, podemos identificar de manera estándar tres partes bien diferenciadas. El director de la reunión, el conferenciante y los oyentes. En este caso tú eres el director de la reunión y los oyentes son tus colaboradores. En ocasiones serás también el conferenciante (la persona que expone los temas a tratar en la reunión).

Dirigir una reunión no es tarea fácil, ya que siempre deberemos mantenerla dentro de sus cauces, entendiendo éstos como una forma de dirigirla sin sobrepasar el tiempo establecido, adecuando los contenidos a las necesidades y manteniendo un ambiente adecuado.

Para comenzar la reunión, el directivo debe de hacer un breve resumen de los contenidos que se abordarán en la reunión, de lo contrario los colaboradores andarán perdidos durante toda la exposición sin saber en qué fase de la misma se encuentra la reunión. Además, en esta breve explicación debe de aproximarse el tiempo de duración de la misma y de cada uno de sus contenidos. Siguiendo la experiencia, un buen programa, claro y con los tiempos bien establecidos contribuyen a que los mismo colaboradores ajusten sus intervenciones para no consumir excesivo tiempo.

Otro aspecto muy importante es el de mantener un buen ambiente durante toda la reunión y hacerla siempre participativa, ya que en caso contrario se convertirá en una reunión autoritaria con la que sólo conseguiremos que en sucesivas reuniones no se estimule la asistencia a la misma de los colaboradores en una actitud positiva.

Este ambiente agradable puede provocar que las intervenciones de los colaboradores sean demasiado extensas. En este caso, podremos utilizar varias alternativas: 1-. colocar un reloj en la sala que muestre a todos los asistentes la hora que es. De este modo, y de manera incosciente, se ajustan más las intervenciones. 2-. hacer que las intervenciones se realicen de pie. Así se acortan de manera significativa las mismas dado que no hay una posición relajada.

Si participan en la reunión varios conferenciantes, el director será el que presente a cada uno de ellos. De este modo ejercerá su posición de liderazgo.

En resumidas cuentas, el directivo debe ejercer el liderazgo manteniendo la reunión dentro de los cauces establecidos, manteniendo un buen ambiente... en general dirigiendo la misma hasta la consecución de los objetivos para los que había sido convocada.

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